Zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia – jak rozliczyć nadpłatę i kiedy potrzebna jest zgoda pracownika?

Dwa tryby odzyskania nadpłaty

Kodeks pracy przewiduje dwa różne mechanizmy odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia — i to, który z nich ma zastosowanie, decyduje o tym, czy potrzebna jest zgoda pracownika.

Odliczenie bez zgody pracownika (art. 87 § 7 KP)

Pierwszy tryb to odliczenie na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy. Przepis ten pozwala odliczyć w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

To rozwiązanie szczególnie wygodne dla pracodawcy, bo:

• nie wymaga zgody pracownika,
• pozwala odzyskać nadpłatę z najbliższego wynagrodzenia (w kolejnym terminie płatności),
• obejmuje m.in. różnicę między wypłaconym 100% a należnym świadczeniem chorobowym (np. 80%).

Kluczowy warunek to powiązanie z poprzednim terminem płatności. Art. 87 § 7 KP dotyczy sytuacji, w której kwota została wypłacona w poprzednim okresie płacowym, a korekta następuje przy najbliższej kolejnej wypłacie. Jeśli pracodawca działa „na bieżąco" — czyli koryguje nadpłatę z najbliższego wynagrodzenia — może skorzystać z tego trybu bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika.

Potrącenie za zgodą pracownika (art. 91 KP)

Drugi tryb to potrącenie na podstawie art. 91 Kodeksu pracy. Wchodzi on w grę wtedy, gdy odliczenie z art. 87 § 7 KP nie ma zastosowania — przede wszystkim, gdy pracodawca nie skorygował nadpłaty w najbliższym terminie płatności i chce ją odzyskać później.

W takiej sytuacji potrącenie z wynagrodzenia wymaga pisemnej zgody pracownika. Bez tej zgody pracodawca nie może jednostronnie „odjąć" nadpłaty z pensji. Co istotne, zgoda powinna mieć formę pisemną i odnosić się do konkretnej, znanej pracownikowi kwoty.

Dlaczego ta różnica jest tak ważna

Rozróżnienie między art. 87 § 7 a art. 91 KP ma fundamentalne znaczenie praktyczne. W pierwszym przypadku (działanie na bieżąco, z najbliższego wynagrodzenia) pracodawca odzyskuje nadpłatę bez zgody. W drugim (działanie z opóźnieniem) — potrzebuje pisemnej zgody pracownika. To właśnie moment korekty często decyduje o tym, którą ścieżką trzeba pójść.

Ryzyko jednostronnego potrącenia bez zgody

Pokusa, by „po prostu odjąć" nadpłatę z pensji, bywa duża — ale poza przypadkiem z art. 87 § 7 KP jest to ryzykowne. Jeżeli pracodawca nie skoryguje nadpłaty w najbliższym terminie, a następnie dokona jednostronnego potrącenia bez pisemnej zgody pracownika, naraża się na spór sądowy.

Pracownik może bowiem zakwestionować takie potrącenie jako dokonane z naruszeniem przepisów o ochronie wynagrodzenia. Wynagrodzenie za pracę podlega szczególnej ochronie, a katalog dopuszczalnych potrąceń bez zgody jest ograniczony. Dlatego bezpieczniejszą drogą — gdy nie ma zastosowania art. 87 § 7 KP — jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika albo polubowne uzgodnienie sposobu zwrotu nadpłaty (np. w ratach).

Z perspektywy pracodawcy oznacza to, że im szybciej zauważy i skoryguje nadpłatę (najlepiej już przy najbliższej wypłacie), tym prościej i bezpieczniej ją odzyska.

Skutki w rozliczeniach ZUS i podatkowych

Nadpłata wynagrodzenia to nie tylko kwestia „odzyskania różnicy" od pracownika. Ma ona również konsekwencje składkowe i podatkowe, które trzeba uporządkować.

Zawyżona podstawa składek

Nadpłacone wynagrodzenie zawyża podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Skoro pracownik otrzymał pełne wynagrodzenie zamiast wynagrodzenia za przepracowane dni plus świadczenia chorobowego, podstawa składek została naliczona od zbyt wysokiej kwoty. Po skorygowaniu nadpłaty konieczne jest odpowiednie skorygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS (deklaracji i raportów imiennych), aby odzwierciedlały prawidłowe kwoty.

Zawyżona zaliczka na podatek

Analogicznie, nadpłata zawyża zaliczkę na podatek dochodowy — od zbyt wysokiego wynagrodzenia pobrano zbyt wysoką zaliczkę. Po korekcie trzeba odpowiednio uporządkować rozliczenia podatkowe, tak by odpowiadały rzeczywiście należnym kwotom.

Konieczność korekt

W praktyce rozliczenie nadpłaty to więc operacja dwuetapowa: najpierw odzyskanie kwoty od pracownika (we właściwym trybie), a następnie skorygowanie rozliczeń składkowych i podatkowych. Pominięcie drugiego etapu prowadzi do rozbieżności w dokumentacji, które mogą ujawnić się np. przy kontroli.

Jak prawidłowo rozliczyć nadpłatę — krok po kroku

Aby uniknąć błędów i ryzyka sporu, warto przejść przez następującą sekwencję. Po pierwsze, ustal wysokość nadpłaty — czyli różnicę między wypłaconym wynagrodzeniem a kwotą faktycznie należną (wynagrodzenie za przepracowane dni plus świadczenie chorobowe za dni choroby). Po drugie, sprawdź moment korekty — jeśli możesz skorygować nadpłatę z najbliższego wynagrodzenia, zastosuj odliczenie z art. 87 § 7 KP (bez zgody pracownika). Po trzecie, jeśli nie zdążyłeś z korektą w najbliższym terminie, uzyskaj pisemną zgodę pracownika na potrącenie (art. 91 KP) lub uzgodnij sposób zwrotu. Po czwarte, skoryguj rozliczenia ZUS (deklaracje i raporty imienne). Po piąte, uporządkuj rozliczenia podatkowe (zaliczka na PIT). Taka kolejność zapewnia zgodność z przepisami i przejrzystość dokumentacji.

Najczęstsze błędy

W praktyce kadrowo‑płacowej powtarza się kilka pomyłek. Pierwszą jest jednostronne potrącenie bez zgody w sytuacji, gdy nie ma zastosowania art. 87 § 7 KP — co naraża pracodawcę na spór. Drugą jest pomylenie trybów (odliczenie vs potrącenie) i błędne założenie, że nadpłatę zawsze można odjąć bez zgody. Trzecią jest pominięcie korekt w ZUS i w rozliczeniu podatkowym, przez co dokumentacja przestaje być spójna. Czwartą jest zwlekanie z korektą — im później pracodawca zareaguje, tym trudniej skorzystać z prostszego trybu odliczenia i tym większe ryzyko konieczności uzyskiwania zgody. Piątą jest niejasne udokumentowanie zgody pracownika (brak formy pisemnej lub brak wskazania konkretnej kwoty).

Praktyczne wnioski

Dla pracodawcy i działu płac płynie z tego prosta wskazówka: reaguj szybko. Korekta nadpłaty przy najbliższej wypłacie pozwala skorzystać z odliczenia z art. 87 § 7 KP bez zgody pracownika, co jest najprostszą i najbezpieczniejszą drogą. Jeśli moment minął, nie „odejmuj" nadpłaty jednostronnie — uzyskaj pisemną zgodę pracownika (art. 91 KP) lub uzgodnij zwrot. Pamiętaj też, że odzyskanie kwoty od pracownika to nie koniec — trzeba skorygować rozliczenia ZUS i podatkowe. Z perspektywy pracownika natomiast warto wiedzieć, że pracodawca ma prawo odzyskać nadpłatę, ale w określonych przypadkach potrzebna jest jego zgoda, a wynagrodzenie podlega ochronie przed dowolnymi potrąceniami.

Gdy zwolnienie lekarskie dociera po wypłacie pełnego wynagrodzenia, powstaje nadpłata — różnica między wypłaconym 100% a należnym świadczeniem chorobowym za dni choroby. Pracodawca może ją odzyskać dwoma trybami. Jeśli działa na bieżąco i koryguje nadpłatę z najbliższego wynagrodzenia, stosuje odliczenie z art. 87 § 7 Kodeksu pracy — bez zgody pracownika. Jeśli koryguje później, potrzebuje pisemnej zgody pracownika na potrącenie (art. 91 KP), a jednostronne potrącenie bez zgody grozi sporem sądowym. Nadpłata zawyża też podstawę składek i zaliczkę na podatek, więc po jej rozliczeniu konieczne są korekty w ZUS i w rozliczeniach podatkowych. Klucz to szybka reakcja i wybór właściwego trybu.

Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia ogólny stan prawny na 2026 r. Nie zastępuje porady prawnej ani kadrowo‑płacowej. W indywidualnych i spornych sprawach warto skonsultować się z prawnikiem, doradcą lub biurem rachunkowym.

FAQ — najczęściej zadawane pytania

1. Skąd bierze się nadpłata, gdy L4 dociera po wypłacie? Pracodawca wypłacił pełne wynagrodzenie za miesiąc, a potem otrzymał e‑ZLA obejmujące część tego okresu. Za dni choroby należy się świadczenie chorobowe (80% lub 100%), a nie pełne wynagrodzenie za pracę — różnica stanowi nadpłatę.

2. Czy pracodawca może odzyskać nadpłatę bez mojej zgody? Tak, ale tylko w trybie art. 87 § 7 Kodeksu pracy — gdy odlicza kwotę wypłaconą w poprzednim terminie płatności z najbliższego wynagrodzenia. Wtedy zgoda nie jest wymagana.

3. Kiedy potrzebna jest moja pisemna zgoda? Gdy nie ma zastosowania odliczenie z art. 87 § 7 KP — przede wszystkim, gdy pracodawca nie skorygował nadpłaty w najbliższym terminie płatności i chce ją potrącić później. Wówczas konieczna jest pisemna zgoda pracownika (art. 91 KP).

4. Co grozi za jednostronne potrącenie bez zgody? Poza przypadkiem z art. 87 § 7 KP jednostronne potrącenie bez pisemnej zgody pracownika może zostać zakwestionowane i narazić pracodawcę na spór sądowy, bo wynagrodzenie podlega szczególnej ochronie.

5. Czy po rozliczeniu nadpłaty trzeba coś jeszcze zrobić? Tak. Nadpłata zawyża podstawę składek i zaliczkę na podatek, więc po jej skorygowaniu należy odpowiednio skorygować dokumenty rozliczeniowe ZUS oraz rozliczenia podatkowe.

Źródła

• LexLege — Kodeks pracy, art. 87 (odliczenia z wynagrodzenia, w tym § 7): https://lexlege.pl/kp/art-87/
• LexLege — Kodeks pracy, art. 91 (potrącenia za zgodą pracownika): https://lexlege.pl/kp/art-91/
• Gofin — Odliczenie „nadpłaconego" wynagrodzenia w razie udokumentowania niezdolności do pracy po dokonaniu wypłaty (Ubezpieczenia i Prawo Pracy): https://www.gofin.pl/